Интервю с Димитър Хрусанов, управител на Брандекс България, по повод успешното внедряване на решението EnterpriseOne CRM в компанията
Въпрос: Бихте ли разказали повече за Брандекс България?
Отговор: Брандекс България е компания, фокусирана в разработването и дистрибуция на наши фитопродукти от серия Botanic. Точките ни на продажба са основно аптеките, а каналите ни на дистрибуция са фармацевтичните складове и собствените ни представители, които покриват всички големи градове. Целите ни са всеки продукт да има отлична репутация при крайния потребител, както и при лекари, дистрибутори и фармацевти. Продажбите ни са показателни в това отношение. По-голяма част от продажбите ни се осъществяват чрез нашите партньори – фармацевтичните дистрибутори, но и търговските ни представители посещават и поддържат взаимоотношения с всяка аптека в региона си. Те презентират всеки наш продукт и следят за неговите наличности, правилно позициониране и наличие на рекламни материали.
Въпрос: Кое ви накара да вземете решение за внедряване на система за управление на връзките с клиенти?
Отговор: Когато имаш ясна и класифицирана информация за клиенти и партньори, това ти дава възможност да видиш перспективите, които не си използвал, да управляваш по-ефективно времето и територията си, да реагираш моментално и да планираш, наблюдавайки закономерностите от минал период. Това се отнася за всички нива – както за търговския ни екип, така и за маркетинговия. Имайки предвид големите ни рекламни активности, тази яснота става необходимост.
Въпрос: Кое направи EnterpriseOne подходящ избор за вас?
Отговор: Екипът на Алое Ко ни предостави възможност за бързо внедряване и удовлетворяване на индивидуалните ни нужди, както и обещание за развитие на системата. Това беше най-важното за нас. С тях се познаваме отдавна, тъй като ползваме от много години тяхната интегрирана складово-счетоводна система InfoStar и сме доволни от продукта им. Затова им се доверихме.
Въпрос: Какви бяха очакванията ви преди стартирането на проекта?
Отговор: Винаги имам големи очаквания, а с времето свикнах да съм доволен, когато някой отговори дори и на 80% от тях. Мисля, че това постепенно се случва.
Въпрос: Как премина внедряването, за колко време и имаше ли трудности?
В началото на декември се срещнахме, разгледахме възможностите на програмата и взехме тежкото решение да я внедрим така, че да може от новата година да работим с нея. Беше много екстремно, но успяхме да започнем работа на 5 януари с попълнени преди това данни на всички аптеки, складове, медийни агенции, медии. В базата въведохме и формите на всичките ни видове документи, с които работим ежедневно – посещения, таргетиране, месечни продажби, планове и др. Разбира се още работим по системата и ще продължаваме да работим. Но важното е, че през 2009 година ще имаме всички данни, които ще ни са нужни.
Хронологията на събитията е следната: Първо трябва да знаеш какво искаш да направиш и да презентираш ползите от него пред екипа. Това приемане е много важно и беше свършено от нас отдавна. Без него не бихме продължили нататък. Следваше дълга среща с екипа на Алое Ко, на която бяхме систематизирали всички наши изисквания с примери от работата. Те от своя страна откликнаха с решения на повечето от тях. Разбира се, имаше и казуси, които решихме в течение на работата. След това стартирахме конфигурирането на всички форми и характеристики на обекти и документи, както и тестването им за няколко клиента. Последва обучение на екипа. Оттам нататък стартирахме въвеждането на обектите, а след това и прилежащото ежедневно попълване на документи, планове и отчети.
Бих казал, че един такъв процес има две части. Първата е най-трудна и може да продължи много дълго. Тя е свързана с идеята, която трябва да узрее и да влезе в съзнанието на всички потребители на системата. Втората част е оперативна и тя е по-скоро въпрос на малко време за адаптация.
Въпрос: Кога реално започнахте работа със системата?
Отговор: От началото на януари работим със системата. До края на декември трябваше да я настроим и да направим обучение на търговския екип. А търговците от своя страна трябваше да въведат клиентите си, както и да попълнят посещения на клиенти за последната седмица от годината и да подготвят графиците си. В края на 2008 копирахме новата база с клиенти, изтрихме старите пробни документи и стартирахме на чисто.
Въпрос: Трудно ли беше за вашите служители да схванат идеологията на системата, както и да усвоят начина на работа с нея?
Отговор: Ние имахме едно важно предимство, което направи бързото и успешно внедряване на системата възможно. Това беше фактът, че идеологически нашите колеги бяха подготвени преди това. Планирането и анализът са залегнали в нашата подготовка, обучение и начин на работа. Както споменах, ние и преди използвахме база с данни за клиенти, посещения продажби, графици. Но въпреки това беше много трудно, защото времето не беше достатъчно, а преходът и свикването с новата система изискваха време.
Въпрос: Какво се промени в начина на работа във фирмата ви, след приключването на проекта?
Отговор: Раничко е да се говори за промяна. Колегите ни още свикват с по-бързото въвеждане на данните. Когато това се случи, ще имат повече време за анализиране и използване на нови възможности. От друга страна Алое Ко активно подобрява системата, за да е по-лесна за работа и да откликне на всичките ни нужди.
Въпрос: Как оценявате ползите от такъв софтуер в нестабилна макроикономическа ситуация?
Отговор: Смятам, че фирма като нашата има нужда от CRM система независимо от макроикономическата ситуация. Имаш ли клиенти, ти вече се нуждаеш от нея. В зависимост от мащабите, целите и възможностите всеки подхожда по различен начин към нуждата от такова решение.
Въпрос: Отговори ли EnterpriseOne на очакванията ви? Как оценявате инвестицията си – печеливша или по-скоро не?
Отговор: Мисля, че съвсем скоро, ще отговори напълно на очакванията ми. Хората стават все по сигурни в ползите. Психологическият страх при прехода е преодолян. Повечето справки, които използваме са възможни. Не изоставаме с вкарването на даните. Използваме по-голяма част от справките. Бих казал, че инвестицията си заслужава. Но искам да поясня, че една такава инвестиция може да бъде пълна загуба на време и средства, ако служителите не я използват, за да подобряват работата си, а само попълват данни. Също така тя може да бъде едно богатство, ако всеки използва тази информация, за да подобрява качеството на работата си.
